Bertempat di kantor Sekretariat umum Secapaad, kepala Setum Mayor Caj Drs. I Nyoman Suarnaba, M.Pd,H mengawali pemusnahan arsip dengan cara dihancurkan dengan memakai mesin penghancur yang disaksikan langsung oleh Tim pemusnahan Arsip Kamis (30/1/2014). Arsip yang dimusnahkan meliputi arsip aktif (arsip yang mengandung nilai sejarah) dan arsip inaktif ( arsip yang tidak mengandung nilai sejarah).
Sebelum dilakukan pemusnahan arsip Kasetum yang di dampingi oleh Kasi Minpropat Kapten Inf Rubiyanta memberikan penjelasan tentang tata cara penyimpanan dan pemusnahan arsip dengan cara di data terlebih dahulu. Arsip yang telah di data, selanjutnya dapat disimpan ditempat yang aman dan tidak terkena sinar matahari langsung. Bagi personel yang akan meminjam arsip diharuskan membawa nota peminjaman sebagai salah satu aturan, sehingga ketika dokumen tersebut dibutuhkan dapat diketahui keberadaannya.
Adapun setiap arsip di harus melalui lima pengolahan berupa pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan, penyajian kembali dan penyusutan. Pada proses penyusutan arsip, yang harus lakukan yaitu dengan cara pemusnahan arsip-arsip data dengan dimasukan dalam DPA (Daftar Penelaan Arsip) selanjutnya arsip dapat dimusnahkan. Arsip yang telah didata selanjutnya dapat dimusnahkan dengan cara dibakar atau dihancurkan sehingga kerahasiaan dapat terus dijaga dengan baik. Penghapusan arsip dijajaran Secapaad diharapkan dapat dilaksanakan sesuai aturan yang berlaku serta diharapkan dapat melaksanakan pemusnahan arsip sesuai dengan proses aturan pengajuan penghapusan dan aturan yang ada.
