Oleh : Brigjen TNI Erry Herman, M.P.A.
Saat ini setiap organisasi baik publik maupun privat menghadapi tantangan tugas yang berbeda dari era sebelumnya dan telah memasuki sebuah masa transisi menuju suatu era yang dikenal dengan istilah era disrupsi. Era disrupsi merupakan suatu tuntutan kebutuhan cara bekerja baru yang mengedepankan teknologi, infrastruktur dan sistem logistik dalam rangka memberikan pelayanan yang berbeda dari era sebelumnya. Sejalan dengan perkembangan zaman, maka setiap organisasi harus mampu beradaptasi sehingga mampu tetap bertahan dalam lingkungan tugas yang baru. Salah satu kebutuhan yang terpenting dalam kehidupan organisasi saat ini termasuk organisasi TNI AD adalah kebutuhan akan lnformasi yang cepat dan akurat dalam rangka proses pengambilan keputusan, khususnya dalam memberikan pelayanan administrasi personel. Untuk itu dibutuhkan adanya upaya strategis dalam rangka mengoptimalkan dokumen autentik/dosir personel dalam memberikan pelayanan administrasi personel TNI AD.
Dihadapkan dengan tuntutan tugas yang semakin kompleks, satuan Ajudan Jenderal diharapkan dapat aktif mengedepankan perannya untuk dapat menjawab tantangan tugas bidang personel melalui pengoptimalan pengurusan dosir personel dengan pemanfaatan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi. Optimalisasi pengurusan dosir personel bukan hanya difokuskan kepada pengurusan dosir personel tekstual saja, akan tetapi juga melalui pemanfaatan dosir elektronik (dosel), sehingga dalam penyajiannya akan dapat dilaksanakan dengan lebih cepat dan tepat. Menjawab kebutuhan tersebut, Sistem lnformasi Aplikasi Personel (SIAP) berbasis dosir elektronik, adalah jawaban dalam memberikan pelayanan personel yang lebih baik. Tulisan ini akan mendeskripsikan tentang sejarah cikal bakalnya Dosir untuk dikembangkan dalam pelayanan personel dan bagaimana pemanfaatan aplikasi SIAP Dosel dalam pengurusan dosir personel TNI AD.
Tinjauan Sejarah tentang Dokumen Autentik Personel
Dalam tinjauan sejarah pembahasan tentang keberadaan dosir personel di lingkungan TNI AD tidak terlepas dari sejarah lahirnya istilah Stamboeken yang ada pada masa penguasa Hindia Belanda. Pengertian Stamboeken sendiri sesuai deskripsi Arsip Nasional (Arnas) dalam judul koleksi arsip tentang Stamboeken tahun 1834-1942 oleh Pemerintah Hindia Belanda adalah daftar riwayat hidup pegawai negeri sipil di zaman Hindia Belanda disertai daftar pertelaan dari masing-masing pekerjaan yang telah dijalankannya. Stamboeken pada masa tersebut dibuat oleh masingmasing instansi dimana pegawai tersebut bekerja. Setelah penjajahan Belanda berakhir sistem adminisitrasi personel Stamboeken (stambuk) masih digunakan oleh instansi pemerintah Indonesia termasuk dalam pengurusan administrasi personel TNI AD.
Dari perjalanan sejarah ini dapat diartikan bahwa stambuk dalam pengurusan administrasi personel TNI AD merupakan data awal seorang warga negara saat melakukan pendaftaran/ registrasi untuk menjadi seorang calon prajurit. Data awal pendaftaran tersebut dinamakan stambuk sementara atau Riwayat Hidup Awal, selain itu juga dikenal sebagai Buku Perorangan dalam bentuk A.4.16. Stambuk personel TNI AD memuat data yang meliputi nama, nomor induk, asal dan tahun. Pada saat berdirinya organisasi TNI AD stambuk digunakan untuk pembinaan personel pada masa itu, namun seiring dengan perkembangan dan perubahan organisasi TNI AD, istilah stambuk berubah menjadi CB (Corps Bescheiden) yang dalam bahasa Belanda berarti dokumen korps.
Seiring dengan perkembangan organisasi TNI AD selanjutnya CB berubah menjadi dosir personel. lstilah dosir personel sendiri dikenal di lingkungan TNI AD mulai sekitar tahun 1970-an, dimana pada masa itu pengurusan dosir personel masih bersifat manual baik dari segi penyimpanan maupun dari segi penggunaannya. lstilah dosir sendiri memiliki arti, yaitu himpunan arsip yang disusun berdasarkan kesamaan masalah/perihal/pokok persoalan yang mempunyai hubungan satu sama lain. Seiring dengan perkembangan saat ini istilah dosir personel berkembang yaitu merupakan himpunan data atau dokumen autentik personel sebagai bukti tindakan administrasi bagi personel yang menunjukkan perjalanan karier personel sejak pengangkatan sampai dengan purnadinas, yang terdiri atas dosir personel tekstual dan dosir elektronik (dosel).
Rancang Bangun Aplikasi Dosir Elektronik (Alih Media dari Manual ke Digital)
Dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi saat ini dan sebagai bentuk respon terhadap tuntutan tugas yang ada, maka Ditajenad telah merancang sebuah pengembangan inovasi suatu sistem aplikasi dalam rangka pengoptimalan pengurusan dosir personel TNI AD, salah satunya melalui pembuatan aplikasi SIAP Dosel. Dengan harapan dapat mendukung terwujudnya pelayanan personel secara terpadu dan terintegrasi. Sistem aplikasi dalam pengurusan dosel tersebut akan terus dikembangkan oleh Ditajenad dengan harapan ke depan akan dapat dimanfaatkan menjadi bank data dosir personel dalam rangka mendukung proses pelayanan dan pengacaraan personel serta penyusunan laporan kekuatan personel TNI AD, sehingga tercipta pelayanan personel tanpa menyertakan bahan administrasi (paperless).
Pengurusan dosel dilaksanakan secara bertingkat yang mempunyai tugas dan tanggung jawab meliputi BP Dospers Tingkat Ill di Ditajenad, BP Dospers Tingkat II di Kotama/Balakpus dan BP Dospers Tingkat I di Satminkal yang akan terhubung/terkoneksi secara offline dan online. Pengurusan dosel sendiri saat ini di lingkungan Angkatan Darat menggunakan aplikasi dosel yang meliputi aplikasi dosel Foxpro dan aplikasi SIAP Dosel.
a. Aplikasi dosir elektronik Foxpro. Aplikasi dosel Foxpro merupakan bahasa pemrograman sistem manajemen data base yang bekerja dalam lingkungan windows, dan terbatas hanya pada penampilan/ penyajian menggunakan layar monitor digital dan print out dan aplikasi ini dilaksanakan di BP Dospers Tingkat I dan II.
b. Aplikasi SIAP dosir elektronik. Aplikasi SIAP Dosel merupakan aplikasi berbasis web (web base), yang dapat diakses dengan cepat di mana pun dan kapan pun melalui koneksi internet, sehingga memberikan keseragaman informasi.
Sistem aplikasi dosel tersebut saat ini sudah mulai dioperasionalkan secara offline di BP Dospers Tingkat II dan I, sedangkan di BP Dospers Tingkat Ill (Ditajenad) aplikasi tersebut telah dapat dioperasionalkan secara online melalui jaringan internet dan telah terintegrasi antar bagian di tiap-tiap Subdit.
Dengan terbangunnya aplikasi tersebut, maka diharapkan pelayanan dan pengacaraan serta pelaporan kekuatan personel TNI AD dapat dilakukan dengan cepat, tepat, dan akurat, sehingga dapat menyajikan data dan informasi kepada pimpinan sebagai bahan pertimbangan dan masukan guna pengambilan keputusan khususnya dalam bidang personel. Oleh karena itu sistem aplikasi dosel ini akan terus dikembangkan demi terwujudnya integrasi data personel TNI AD dan data Dosel.
Dalam pengembangan dan pembuatan aplikasi SIAP Dosel tersebut juga telah dilengkapi oleh sistem software security yang berlapis, diantaranya menggunakan teknologi pengamanan aplikasi Angular merupakan sistem pengamanan aplikasi yang dikembang kan oleh Google, teknologi pengamanan aplikasi yang kedua menggunakan frame work bernama Grails dan pengolahan data base PostgreSQL. Sedangkan untuk pengolahan data dosel sendiri menggunakan application content management system bernama Alfresco. Sistem software security tersebut dibangun dengan perencanaan dan pengembangan jangka panjang yang dapat memberikan informasi valid dan aman, sehingga data yang diolah dalam aplikasi dosel akan dijamin keamanan dan kerahasiaannya.
Teknis Operasional SIAP Dosel
Pengurusan dosel dengan menggunakan sistem aplikasi SIAP Dosel dilaksanakan dalam 4 tahap yaitu tahap penyimpanan (P1), tahap penyajian (P2), tahap pelayanan (P3), dan tahap pengolahan (P4), Berbeda halnya dengan sistem aplikasi Foxpro pengurusan dosel dilaksanakan hanya 3 tahap yaitu tahap penyimpanan (P1), tahap penyajian (P2) dan tahap pelayanan (P3). Dalam sistem aplikasi Foxpro maupun SIAP Dosel kegiatan penyimpanan dan penyajian (P1 dan P2), dilakukan dengan menggunakan PC/komputer, alat scanner serta CD/DVD. Dalam proses aplikasi Foxpro dan SIAP Dosel melaksanakan perekaman (scan) naskah dosir menjadi data dosir elektronik yang terdiri atas 32 elemen data.
Pada tahap penyimpanan (P1) dan penyajian (P2) ini dilakukan perekaman data yaitu proses input data dan scan dokumen tekstual hasil tindakan administrasi personel menjadi dokumen dosir elektronik dengan menggunakan alat scanner. Dokumen yang akan di scan dikelompokan dan dan diberikan kode berdasarkan 32 elemen data. Proses perekaman dokumen dilakukan baik bagi personel yang masih berdinas aktif maupun yang diberhentikan/ pensiun, selanjutnya seluruh elemen data dosir elektronik hasil dari perekaman tersebut diolah di dalam perangkat PC, kemudian disimpan dalam server dosel. Keunggulan sistem aplikasi ini adalah proses penyajian dosel akan lebih cepat dan tepat dan dapat dicetak sesuai kebutuhan.
Tahap penyajian dosel melalui aplikasi SIAP Dosel dilaksanakan melalui beberapa tahapan kegiatan yaitu data yang telah diverifikasi/autentikasi, di-scan dan disimpan dalam server data base, untuk keamanan data dilakukan back up secara periodik dalam harddisk eksternal, dan terakhir dosel dapat dicetak sesuai kebutuhan pengguna. Selanjutnya pada tahap pelayanan, pelayanan dosel dilaksanakan melalui proses pemanfaatan dosel yang telah diverifikasi melalui server data base, untuk digunakan sebagai bahan persyaratan pengacaraan dan pelayanan personel. Data dosel dapat dimanfaatkan untuk pelayanan dan pengacaraan personel (tapyan, binkar, minseldik, tahor, pensiun, dan lapkuatpers), selanjutnya produk dari pelayanan dan pengacaraan personel berupa keputusan/petikan/ piagam dapat menjadi bahan input data personel untuk di-scan sebagai kelengkapan dosir personel yang bersangkutan.
Tahap selanjutnya adalah pengolahan (P4), yaitu merupakan suatu tahap pengolahan data dosel personel, di dalam prosesnya terdapat empat modul kegiatan yang mempunyai fungsi masingmasing yaitu fungsi penyediaan dan pendidikan (modul 1), fungsi penggunaan personel (modul 2), fungsi perawatan personel (modul 3), dan fungsi pemisahan personel (modul 4). Pelaksanaan keempat fungsi tersebut menggunakan aplikasi khusus yang berbeda, maka dengan adanya proses pengolahan akan mampu mengintegrasikan pengambilan data pokok personel dari provider (penyedia) data personel Angkatan Darat dengan data dosel. Dalam rangka proses penyiapan data SIAP Dosel terdapat beberapa langkah-langkah kegiatan yang harus dilakukan sebagai berikut:
a. Migrasi, yaitu proses pemindahan data dari berbagai sumber dengan format yang berbeda-beda ( word, DBF, excel dan lain-lain) ke dalam sebuah basis data baru dengan satu format yang sudah distandarisasi;
b. Verifikasi, yaitu proses pembersihan data (cleansing), untuk menghilangkan duplikasi data dan menstandarkan penulisan komponen data;
c. Validasi, yaitu proses pencocokan data antara data digital dengan data fisik, sehingga menghasilkan data yang valid; dan
d. lntegrasi, yaitu merelasikan data pokok dengan data-data pendukung seperti data riwayat pangkat, riwayat penugasan, riwayat pendidikan, sehingga menjadi satu kesatuan yang utuh dan dapat memberikan informasi yang lebih tepat dan akurat.
Manfaat Pengembangan Sistem Aplikasi Dosir Elektronik
Rancang bangun sistem aplikasi dosel dengan pembuatan aplikasi SIAP Dosel dapat dimanfaatkan untuk pelayanan dan pengacaraan personel terbatas (penetapan dan pelayanan prajurit, Binkar Ba/Ta, tanda kehormatan, minseldik) dan pelayanan pensiun personel tanpa menyertakan bahan administrasi persyaratan (paperless) bagi personel yang akan diacarakan karena dapat memanfaatkan dosel yang ada di Ditajenad. Dengan adanya inovasi aplikasi SIAP Dosel, Ditajenad dapat meningkatkan pelayanan personel khususnya dalam mendukung kelan caran pelayanan dan pengacaran personel TNI AD dengan berbasis dosel.
Sistem aplikasi ini telah digunakan di Ditajenad sebagai cikal bakal (embrio) dalam mendukung terwujudnya pelayanan dan pengacaraan personel TNI AD tanpa menyertakan hanmin (paperless). Selanjutnya sistem yang baik ini diharapkan untuk dapat diterapkan pada areal yang lebih luas di jajaran TNI AD guna mendukung optimalisasi pelayanan dan pengacaraan personel.
Pada tahun 2018 ini aplikasi SIAP Dosel juga telah dimanfaatkan oleh TNI AD dalam kegiatan lomba Peleton Tangkas (Ton Tangkas) TNI AD TA 2018. Aplikasi SIAP Dosel mampu memberikan kontribusi yang positif untuk proses verifikasi persyaratan administrasi peserta Ton Tangkas, diantaranya data Kep Pengangkatan pertama, Kep inpassing, Kep Kenaikan Pangkat, dan Kep Jabatan peserta. Dengan penggunaan aplikasi SIAP Dosel dalam kegiatan Ton Tangkas TNI AD mampu memberikan jaminan informasi data personel yang benar dan akurat sehingga pelaksanaan lomba dapat berjalan dengan lancar dan fair.
Beberapa hal menonjol yang ditemukan pada proses verifikasi administrasi peserta Ton Tangkas TNI AD tahun 2018 dengan menggunakan aplikasi SIAP Dosel di antaranya adalah ditemukannya data kesalahan NRP, data tempat dan tanggal lahir peserta, ketidak sesuaian kecabangan peserta dengan satuannya, dan data jabatan yang tidak sesuai dengan TOP. Verifikasi data personel tersebut dapat dilakukan dengan akurat dan valid dengan bantuan aplikasi SIAP Dosel. Hal tersebut dikarenakan selain data personel yang ada tercatat dalam Sisfopers maupun yang ada dalam bentuk hanmin yang diajukan oleh tim offisial, juga dapat dicek secara langsung dalam bentuk file dosel.
Kesimpulan
Optimalisasi pelayanan personel TNI AD khususnya dalam penyelenggaraan dosir personel perlu terus dilakukan. Pemanfaatan kemajuan teknologi informasi dalam peningkatan efektivitas penyelenggaraan dosir personel menjadi suatu keharusan demi terciptanya pelayanan data personel TNI AD yang terpadu.
Aplikasi SIAP Dosel yang telah dirancang oleh Ditajenad diharapkan mampu menjadi suatu terobosan yang mampu menjawab tuntutan profesionalisme dalam rangka mewujudkan penyelenggaraan administrasi personel TNI AD yang lebih baik dan efisien.
Aplikasi ini harus terus dapat dikem bangkan di masa yang akan datang dengan harapan juga dapat dikembangkan dalam rangka pengelolaan administrasi personel perwira Angkatan Darat, dan disisi lain juga dengan Sistem lnformasi Aplikasi Personel dosir elektronik diharapkan mampu mengintegrasikan seluruh data pokok personel di lingkungan TNI AD, sehingga dapat menjadi alat yang efektif dalam memprediksi perkembangan personel dan menjadi alat kendali piramida personel.
Dengan demikian dapat menjadi pertimbangan pimpinan dalam pengambilan keputusan khususnya dalam bidang personel.
DAFTAR PUSTAKA
- Davidson, Jeff. 2009. The Complete Ideal’s Guides: Change Management, Prenada Media Group, Jakarta.
- Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem lnformasi, Andi, Yogyakarta.
- Kadir, Abdul dan TCH Triwahyuni. 2005. Pengenalan Teknologi lnformasi, Andi, Yogyakarta.
- Kasali, Rhenald. 2017. Disruption., Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.
- Mulyanto, Agus. 2009. Sistem lnformasi Konsep dan Aplikasi, Pustaka Pe/ajar, Yogyakarta.
- Undang-undang Nomor 19 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Undang-undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik.
- Keputusan Kasad Nomor Kep/384N lll/2014 tanggal 8 Agustus 2014 tentang Petunjuk Administrasi tentang Penye/enggaraan Dosir Personel.
- Keputusan Kasad Nomor Kep/2861/V/2018 tanggal 5 April 2018 tentang Petunjuk Teknis tentang Penye/enggaraan Administrasi Dosir Personel
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Brigadir Jenderal TNI Erry Herman, M.P.A. lahir di Jakarta pada tanggal 12 Februari 1965, menyelesaikan Pendidikan Umum SD Meksiko tahun 1976, SMPN 12 tahun 1980, dan SMAN 6 tahun 1983 di Jakarta, serta lulusan Akademi Militer tahun 1987 di Magelang.
Pendidikan Pengembangan Umum antara lain Dikreg Seskoad Angkatan XXXIX pada tahun 2001, Pendidikan PPRA LII di Lemhannas RI 2014 dan lulus dengan predikat andalan.
Pendidikan luar negeri diantaranya Program Master Public Policy di Sydney University 1996, Australia, Counter Terrorism Fellow International Security Affair di National Defence University Fort Mc Nair, Washington DC, USA 2004, Defence Resource Management Naval Post Graduate, Monterey CA yang dilaksanakan di Jakarta, 2005. Managing Change short course di JFK School of Government, Harvard University, Cambridge, USA,2013. Science and Technology Policy seminar di NOA Yokusuka Jepang 2013.
Jabatan yang pernah diemban antara lain, Atase Pertahanan RI di Spanyol periode 2009-2012, Kabid Kerma lnformasi Puskompublik Kemhan RI 2012, Paban VI/Bin PNS Spersad Mabesad 2013, Wadirajenad pada tahun 2014, dan Dirajenad pada tahun 2016.
